Nhân viên lễ tân là một trong những nhân viên đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc và có trách nhiệm duy trì danh tiếng của công ty. Nhu cầu về lễ tân trải rộng trên hầu hết tất cả các ngành nghề kinh doanh, từ các doanh nghiệp đến các phòng khám y tế. Nếu bạn đang tìm công việc lễ tân, hãy rèn giũa bảy kỹ năng này để tạo cho mình lợi thế cạnh tranh.
- 6 kỹ năng làm việc nhà tuyển dụng muốn thấy ở ứng viên
- 7 phẩm chất cần có để làm tốt công việc dịch thuật
- 5 cách thể hiện kỹ năng giao tiếp tốt khi phỏng vấn
Tổ chức sắp xếp
Cho dù đặt vé máy bay cho giám đốc điều hành, nhập dữ liệu, chào khách hàng hoặc trả lời điện thoại, nhân viên lễ tân luôn phải kiểm soát tốt danh sách việc cần làm của họ. Đôi khi điều này có nghĩa là chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác ngay lập tức.
Thể hiện kỹ năng tổ chức của bạn bằng cách đến phỏng vấn đúng giờ. Ghi chú khi gặp nhà tuyển dụng nhằm thể hiện rằng bạn coi trọng tính tổ chức trong công việc của mình.
Hòa nhã, thân thiện
Tham khảo tin đăng tuyển lễ tân trên các trang tuyển dụng việc làm, bạn có thể thấy đây là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu. Nhân viên lễ tân đóng vai trò là bộ mặt đại chúng của các công ty. Họ chào đón khách, cung cấp đồ uống giải khát cho khách và kết nối họ với các bộ phận phù hợp.
Khi phỏng vấn xin việc, hãy cho các nhà tuyển dụng tiềm năng thấy khả năng khiến người khác cảm thấy thoải mái của bạn. Một nụ cười, một cái bắt tay chắc chắn và một tính cách thân thiện sẽ giúp bạn thuyết phục được nhà tuyển dụng.
Lắng nghe tích cực
Công việc lễ tân đòi hỏi bạn cần có kỹ năng lắng nghe tích cực để xử lý nhanh chóng các yêu cầu từ khách và cấp trên.
Để cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực, hãy duy trì giao tiếp bằng mắt với nhà tuyển dụng và đặt những câu hỏi làm rõ. Hãy nhớ tên của những người mà bạn nói chuyện và nhắc đến họ bằng tên thường xuyên để thể hiện sự chú ý của bạn.
Khả năng thích ứng công nghệ
Vài năm trước, một nhân viên lễ tân có thể tạo bảng tính và trả lời email có thể đáp ứng được nhu cầu. Tuy nhiên, hiện nay, các nhân viên lễ tân cần sử dụng hàng chục ứng dụng phần mềm khác nhau. Họ có thể quản lý các tài khoản mạng xã hội của công ty hoặc truy cập các chương trình kế toán dựa trên web.
Với nhiều giải pháp có sẵn, bạn không thể dễ dàng đoán trước được chương trình nào bạn sẽ cần sử dụng trong công việc. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc làm quen với công nghệ nói chung. Sử dụng máy tính thường xuyên và nâng cao mức độ thoải mái của bạn với các giao diện người dùng của các chương trình khác nhau.
Khả năng ghi nhớ
Bạn đã bao giờ bước vào một doanh nghiệp, chẳng hạn như ngân hàng hoặc siêu thị và đáp lại bằng một nụ cười khi một nhân viên chào bạn bằng tên? Khả năng ghi nhớ rất cần thiết cho nhân viên lễ tân vì trí nhớ tốt cho phép họ đáp ứng và thậm chí dự đoán nhu cầu của người khác.
Nếu bạn bị chứng hay quên thường xuyên, hãy bắt đầu mang theo một tập giấy và một cây bút bất cứ nơi nào bạn đến. Ghi lại các ghi chú để giúp bạn nhớ các chi tiết chính. Bạn không chỉ có thể tham khảo các ghi chú của mình sau này mà chủ động viết ra các thông tin quan trọng sẽ giúp chúng được ghi nhớ trong tâm trí bạn lâu hơn.
Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên lễ tân viết email, trả lời điện thoại, đọc ghi nhớ và gặp gỡ khách hàng. Họ nói rõ thông điệp giữa các đồng nghiệp và thư từ với các đối tác kinh doanh. Tất cả các hoạt động này đều yêu cầu kỹ năng giao tiếp hiệu quả.
Nếu bạn gặp khó khăn trong giao tiếp, hãy tạo một kịch bản quen thuộc để giao tiếp với người khác. Ví dụ, khi bạn chào khách, hãy sử dụng ngôn ngữ tương tự để chào đón họ, hỏi họ cần gì và mời họ ngồi xuống.
Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc
Như đã nói ở trên, nhân viên lễ tân phải hoàn thành nhiều công việc trong một ngày. Cân bằng tất cả những trách nhiệm này trong khi liên tục bị gián đoạn có thể làm tổn hại đến năng suất làm việc. Nếu bạn cảm thấy như thể bạn chưa hoàn thành đủ công việc trong ngày, thì đây là thời điểm tốt để đầu tư vào các kỹ năng quản lý thời gian.
Có kỹ năng quản lý thời gian tốt cho phép bạn cấu trúc công việc lễ tân của mình một cách hiệu quả để hoàn thành mục tiêu. Một cách tốt để bắt đầu là đặt mục tiêu SMART ngắn hạn và dài hạn. Bạn cũng có thể quản lý lịch và sắp xếp thời gian hiệu quả hơn. Nếu bạn vẫn đang vật lộn để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được yêu cầu, hãy cân nhắc việc ủy quyền (nếu có thể) và lên lịch cho các nhiệm vụ của bạn trước. Bạn cũng nên tránh đa nhiệm vì nó khiến năng suất giảm 40%. Có thể bạn nên tận dụng các công cụ theo dõi thời gian để quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn.
Huỳnh Trâm
