Email là công cụ được sử dụng rộng rãi nhất cho việc giao tiếp trong công việc. Tuy rằng email mang lại sự tiện lợi và linh hoạt trong trao đổi công việc nhưng nếu bạn không biết cách sử dụng email hiệu quả thì sẽ gây ra không ít phiền toái.
- 7 điều nên tránh khi giao tiếp với sếp
- Tự tin giao tiếp với sếp: 6 bước thực hiện hiệu quả
- 5 đặc điểm của nhà quản lý giỏi giao tiếp
Bằng cách thiết lập các thói quen xử lý email hiệu quả, bạn có thể kiểm soát công việc của mình dễ dàng cũng như tạo dựng hình ảnh làm việc chuyên nghiệp hơn.
Quản lý email của bạn
Xóa bớt thư trong hộp thư đến
Đừng lưu trữ email tài liệu công việc trong hộp thư đến của bạn. Bạn có thể tải chúng xuống hoặc lưu trữ chúng trên Drive, Dropbox… Điều này vừa giúp bạn quản lý tài liệu làm việc tốt hơn, vừa làm giảm sự lộn xộn, tránh việc bỏ qua hoặc quên mail quan trọng. Bằng cách giữ một hộp thư gọn gàng, bạn có thể kiểm soát công việc nhanh hơn với các ưu tiên dễ dàng thấy được ngay khi mở hộp thư đến.
Kiểm tra email thường xuyên
Hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra email thường xuyên để không bỏ lỡ những việc cần làm ngay như email từ nhà tuyển dụng khi tìm kiếm việc làm tại nhà hoặc toàn thời gian. Hãy cài đặt thông báo có mail mới trên máy tính hoặc điện thoại. Bạn có thể xem xét sơ qua bất kỳ email mới đến nào để kiểm soát nhiều hơn trong ngày làm việc của mình.
Soạn email hiệu quả trong công việc
Không nên sử dụng email cho các vấn đề khẩn cấp
Với những công việc cần gấp, gửi email thúc giục là một cách làm không khôn ngoan. Điều này tạo ra một quy trình làm việc không linh hoạt và không hiệu quả. Sử dụng quy tắc “ba giờ” – cho bất kỳ điều gì cần phản hồi trong vòng ba giờ, với các việc cần làm ngay, hãy sử dụng các phương thức liên lạc thay thế khác như điện thoại hoặc gặp trực tiếp.
Chủ đề email cần đúng trọng tâm và bao quát được nội dung
Chủ đề là yếu tố khá quan trọng khi nói đến cách sử dụng email hiệu quả. Khi bắt đầu một email mới, hãy sử dụng chủ đề hiệu quả và phù hợp. Lí do là người nhận sẽ có được các thông tin khác trong mail, vậy nên phần mở đầu bạn nên tập trung nói về các ý quan trọng. Điều này giúp người đọc nhanh chóng nhận ra thông điệp của bạn mà chưa cần phải đọc kĩ mail. Nó cũng dễ dàng hơn để tìm lại khi cần sau này.
Tránh lạm dụng chữ in hoa
Chữ in hoa có thể được sử dụng một cách tiết kiệm để nhấn mạnh một từ hoặc cụm từ. Nếu chúng được sử dụng quá mức thì đây là email tương đương với tiếng hét.
Sử dụng đúng chính tả, ngữ pháp và dấu câu
Thông điệp không có điểm dừng hoàn toàn hoặc sử dụng quá nhiều dấu phẩy sẽ rất khó đọc và đôi khi có thể làm sai lệch thông điệp mà bạn cần truyền đạt. Một số cài đặt email được hỗ trợ có phương tiện để kiểm tra chính tả mà bạn nên sử dụng.
Sử dụng một chữ ký email ngắn
Chữ ký email của bạn nên bao gồm tên của bạn, chi tiết liên lạc như địa chỉ bưu chính ngắn gọn, điện thoại và chi tiết email. Nó cũng nên bao gồm URL của trang web liên quan đến công việc.
Trả lời email
Hãy suy nghĩ trước khi bạn nhấn “Reply all”
Hãy tự hỏi bản thân liệu tất cả những người trong danh sách người nhận có thực sự cần xem thư trả lời của bạn không. Điều này có thể là một bất tiện lớn cho một số người nhận nếu thông tin không cần thiết với họ.
Tạm dừng lại để suy nghĩ trước khi bạn nhấn nút Gửi
Nếu bạn đang tức giận hoặc khó chịu về tin nhắn bạn đang trả lời, hãy cho mình một chút thời gian để bình tĩnh trước khi trả lời. Đọc qua email của bạn nhiều lần trước khi gửi cũng sẽ giúp ích cho sự chỉn chu trong phong cách làm việc của bạn. Gửi một phản hồi nhanh chóng và tức giận thường dẫn đến một cuộc trao đổi tin nhắn ngày càng nghiêm trọng.
Tài liệu đính kèm
Khi gửi các tệp đính kèm bạn nên chắc rằng đã có lưu ý ngắn gọn về tập tài liệu đó trong nội dung email để người nhận hiểu sơ qua nội dung trước khi mở ra xem chi tiết. Với các tài liệu có dung lượng lớn, bạn nên nén chúng lại và tải lên Google Drive, Dropbox. One drive… để chia sẻ.
Bảo mật email
Hãy thật cẩn thận khi mở tệp đính kèm, ngay cả khi tin nhắn có vẻ là của người bạn biết. Tệp đính kèm email bị nhiễm virus là một trong những phương pháp được sử dụng rộng rãi nhất. Thêm vào đó, hãy chắc chắn email và tài liệu bạn chuẩn bị tải xuống đã được quét virus trước khi tải về máy tính. Ngoài ra vì vấn đề bảo mật, bạn tuyệt đối không nên sử dụng tài khoản email công ty cho việc riêng của mình.
Thực tế cho thấy rằng email sẽ còn là công cụ giao tiếp hiệu quả trong công việc lẫn các mối quan hệ cá nhân. Điều này có nghĩa là bạn cần học cách sử dụng email hiệu quả, đặc biệt nếu bạn muốn email của mình được đọc hơn là bị xóa.
Pha Lê
Nội dung được thực hiện theo ĐKKD của Đại Việt Toàn Cầu.
