Nhắc tới Thư ký, người ta thường nghĩ ngay đến những cô gái chân dài, gương mặt xinh xắn, bước đi nhanh nhẹn bên cạnh những vị giám đốc thành đạt… Nhưng đằng sau vẻ ngoài ấy, áp lực của công việc này không phải ai cũng chịu được.
Mỗi ngày làm việc là một trải nghiệm hoàn toàn mới – Hoàng Anh, cô gái có 3 năm kinh nghiệm làm thư ký cho các giám đốc ở công ty nước ngoài chia sẻ bằng câu chuyện của chính mình.
Ghi nhớ, ghi nhớ và ghi nhớ…
Một ngày làm việc của tôi bắt đầu từ lúc 6h30 sáng. Sáng nay sếp tôi tham dự một cuộc họp sớm cùng đối tác mà không cần tôi đi theo vì vậy tôi sẽ phải đến văn phòng làm việc sớm để sắp xếp những công việc kế tiếp và báo lại cho sếp sau khi cuộc họp kết thúc. Tôi bắt đầu chọn trang phục cho ngày làm việc hôm nay, nghề thư ký tại Việt Nam vẫn còn nhiều định kiến vì vậy tôi phải chú ý đến cách ăn mặc hàng ngày. Tôi chọn quần tây và áo sơ mi khoác thêm một chiếc áo vest ở ngoài để tham dự một cuộc họp quan trọng cùng sếp vào buổi chiều và có thể sẵn sàng tham gia các cuộc họp khẩn cấp.
Đến công ty lúc 7h30, tôi liếc qua danh sách công việc ngày hôm nay và bắt đầu kiểm tra hộp mail. Sẽ có một số việc gấp cần phải giải quyết trước, tôi ghi chép chúng ra giấy và đánh dấu những công việc cần phản hồi để sếp biết việc nào đã hoàn thành, việc nào còn tồn đọng. Hôm nay tôi phải liên lạc với một số ngân hàng nước ngoài để giải quyết một số giao dịch, gửi email liên lạc các phòng ban nhắc nhở nộp báo cáo đúng hạn rồi thay mặt sếp gửi thư mời họp. Ngày mai sếp sẽ có vài cuộc họp quan trọng nên tôi phải đọc và phân tích cũng như đánh dấu các điểm quan trọng trong báo cáo để sếp không phải mất nhiều thời gian. Khi đang cắm cúi với những bảng số liệu, tôi nhận được điện thoại từ sếp, ông hỏi tôi về giờ họp với khách hàng chiều nay, tên của họ và cả những chi tiết nhỏ cần lưu ý khi giao dịch để có kết quả tốt nhất. Tôi lục soát trong đầu và bắt đầu trả lời lần lượt những câu hỏi sếp cần, những cuộc gọi như vậy tôi phải trả lời nhanh chóng và ngắn gọn nên trong quá trình làm việc, tôi cố gắng để ghi nhớ tất cả và chỉ cần chạm đến là có thể lôi ra được ngay. Đây là một trong nhiều áp lực mà thư ký nào cũng phải tìm cách vượt qua.
Tự ý quyết định là một sai lầm
11h, mọi công việc của buổi sáng gần như đã sắp xếp xong, tôi báo cáo với sếp một lần nữa về lịch trình buổi chiều rồi cùng các đồng nghiệp khác đi ăn trưa. Trưa nay mọi người ở văn phòng muốn tôi cùng đi xem phim vào giờ nghỉ trưa nhưng tôi muốn chợp mắt một chút để chuẩn bị tinh thần tốt nhất cho cuộc họp buổi chiều. 13h, tôi nhận cuộc gọi từ một đối tác trước đây của chúng tôi, họ muốn hẹn gặp sếp vào chiều nay để bàn một số công chuyện cho dự án mới vào tháng 6 tới. Tôi nhẩm tính giờ cuộc họp buổi chiều kết thúc rồi thay mặt sếp hẹn họ vào lúc 16h. 14h cuộc họp chiều cùng với khách hàng mới bắt đầu nhưng tôi phải có mặt sớm 30 phút để dò lại công tác hậu cần và chuẩn bị các văn bản cần thiết cho hai bên. Trong cuộc họp tôi sẽ là người ghi biên bản và thực hiện một số công việc phát sinh mà sếp yêu cầu. Cuộc họp diễn ra khá suôn sẻ và kết thúc lúc 15h. Tôi khá hài lòng vì giờ giấc đúng với dự tính của mình, trở về phòng làm việc tôi chuẩn bị báo với sếp về buổi gặp mặt với đối tác mà tôi đã hẹn họ vào lúc trưa nhưng vừa vào phòng, ông báo chúng tôi phải tham dự một cuộc họp khẩn cấp vì có vấn đề phát sinh từ bên phía nhà thầu và phía bán bảo hiểm. Tôi vô cùng lúng túng nhưng rồi cũng trình bày với sếp về cuộc hẹn với đối tác mà tôi đã hẹn. Vẻ mặt của ông thoáng chút thất vọng về tôi nhưng sau đó rất may, tôi thu xếp lại ổn thỏa được với đối tác mà không làm mất lòng họ. Sau sự việc, sếp nói với tôi: “Không được phép lặp lại hai lần cho cùng một sai lầm”. Câu nói của sếp không hề làm tôi buồn mà tôi cảm thấy may mắn vì được ông chỉ dạy thực tâm.
Nhưng táo bạo cũng xoay chuyển tình thế…
Tôi nhanh chóng chuẩn bị một số sổ sách để tham gia cuộc họp khẩn cùng hai bên về vấn đề bảo hiểm cho thiết bị công trình. Vì đây là cuộc họp khẩn nên cả sếp lẫn tôi đều chưa có bàn tính gì trước, cuộc họp diễn ra khá gay gắt với sự tranh cãi từ bên nhà thầu xây dựng và bên bảo hiểm, trong đó trách nhiệm của chúng tôi là phải làm sao để thuyết phục được bên bảo hiểm thay mới lại thiết bị đã hư hỏng cho bên nhà thầu. Sau một hồi lắng nghe hai bên tranh chấp, sếp tôi có vẻ như vẫn chưa có được quyết định cuối cùng, trong khi đó tôi lại phát hiện ra một lỗ hổng của bên bảo hiểm. Tôi khá phân vân không biết liệu sếp có biết điều đó không, hay đang có một chiến lược nào khác. Nghĩ vậy tôi im lặng và tiếp tục chờ sếp đưa ra quyết định nhưng đến lúc bên bảo hiểm quá gay gắt tôi quyết định nói ra sai sót của họ và đối phương sau khi nghe xong thì tuyệt nhiên im lặng. Sếp tôi nắm lấy yếu điểm này và đưa ra quyết định cuối cùng cho hai bên, dự án đó bên tôi thắng và tôi cũng có một phen hồi hộp hết sức với quyết định táo bạo của mình.
Sau buổi họp, tôi và sếp lại tiếp tục bàn bạc cho chiến lược của buổi họp ngày mai, rồi sau đó tôi quay lại văn phòng rà soát tất cả những việc làm trong ngày. Việc nào chưa xong tôi đánh dấu lại theo mức độ rất quan trọng hoặc quan trọng để kịp thời nhắc nhở các phòng ban liên quan hoàn thành sớm. Trước khi ra về vào lúc 18h30, tôi coi lại lịch làm việc của sếp vào ngày hôm sau để chắc chắn rằng tôi không đánh dấu thiếu bất kì cuộc họp nào và đã chuẩn bị các giấy tờ liên quan đầy đủ.
Làm thư ký không ngày nào giống ngày nào. Mỗi một ngày làm việc đối với tôi là một trải nghiệm đầy thú vị nhưng cũng không ít thách thức và khó khăn. Những áp lực giúp bạn tăng khả năng chịu đựng và nhanh nhạy lên rất nhiều. Dù cũng nhiều lần phải rơi nước mắt vì giải quyết không tốt các tình huống bất ngờ hay bị sếp khiển trách nhưng tôi vẫn rất yêu công việc của mình và chỉ cần còn yêu, còn đam mê thì khó khăn đến mấy cũng có thể vượt qua.
Theo tiến sĩ tâm lý Phạm Hiền (trung tâm kế toán VNNP), thư ký là nghề hiện khá phổ biến ở các doanh nghiệp nước ngoài. Công việc của thư ký là tham gia vào các công tác hậu cần, thay sếp làm những việc mà sếp không tiện làm như: kết nối các phòng ban, xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến, lên chương trình thời gian cho các cuộc họp, lên lịch hen khách hàng, tiếp đón khách hàng khi cần thiết, tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp…
Công việc này đòi hỏi phải có những phẩm chất và kỹ năng như: giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, linh hoạt, duyên dáng, khéo léo; trung thực, chân thành, có khả năng bảo mật thông tin; kỹ năng tổ chức; khả năng chịu áp lực công việc; khả năng ngôn ngữ tốt ở cả nói và viết, giỏi ngoại ngữ và tin học văn phòng; tinh thần trách nhiệm cao…
Thư ký là người luôn theo sát sếp và không được lựa chọn thời gian làm việc vì vậy họ cũng thường gặp phải các điều tiếng không tốt của dư luận vì vậy, khi bước chân vô nghề cần phải tự xác định bản thân trước, chỉ cần biết giữ khoảng cách, nói chuyện chừng mực với cấp trên và những người trong công ty, cư xử đứng đắn hòa nhã, chú ý đến cách ăn mặc thường ngày… thì sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân lẫn hạn chế được những điều tiếng không hay.
Hoàng Anh (Phụ Nữ Ngày Nay)
