Đóng góp ý kiến với đồng nghiệp là một việc quan trọng quyết định thành công của toàn nhóm. Tuy nhiên, cũng đừng vì nóng vội hay tức giận mà buông ra những lời lẽ phản hồi gay gắt, không thấu đáo.
- 5 lý do nên chia sẻ và học hỏi từ đồng nghiệp
- 7 cách từ chối khéo không gây mất lòng đồng nghiệp
- 7 lí do đồng nghiệp không thích bạn
Áp lực, khối lượng công việc, căng thẳng từ sếp hay sự thiếu sót kinh nghiệm có thể khiến đồng nghiệp của bạn đôi khi mắc phải những sai lầm gây ảnh hưởng đến công việc chung. Khi đó, tuy không dễ dàng chút nào, nhưng đóng góp ý kiến với đồng nghiệp là một việc quan trọng quyết định thành công của toàn nhóm. Làm sao để phản hồi thật tinh tế, không gây mâu thuẫn hay mặc cảm đây? Hãy đọc ngay 5 bí quyết dưới đây nhé!
Góp ý kịp thời nhưng đừng nóng vội
Tính kịp thời có ảnh hưởng lớn đến sự hiệu quả của việc đóng góp ý kiến. Đừng để mọi thứ kết thúc quá lâu rồi mới nhắc lại, vì lúc đó lời góp ý của bạn cũng chẳng còn hiệu nghiệm nữa. Trong quá trình làm việc, dù là làm phiên dịch tiếng Nhật hay kế toán, nhân sự thì bất kỳ vấn đề phát sinh nào cũng cần được góp ý kịp thời. Nếu việc thẳng thắn góp ý cho nhau trở thành một thói quen trong công ty, thì đồng nghiệp của bạn sẽ không buồn và phản hồi của bạn không mất đi tầm quan trọng.
Tuy nhiên, cũng đừng vì nóng vội hay tức giận mà buông ra những lời lẽ phản hồi gay gắt, không thấu đáo. Đối với các vấn đề không khẩn cấp, một vài giờ hoặc vài ngày có thể cho bạn nhiều thời gian để suy nghĩ cẩn thận về những gì bạn muốn nói và giúp bạn quyết định lựa chọn từ ngữ một cách bình tĩnh hơn.
Góp ý trực tiếp và riêng tư
Để đảm bảo có thể truyền tải thông điệp rõ ràng với giọng điệu phù hợp, hãy góp ý trực tiếp với đồng nghiệp. Email hay tin nhắn thường dễ gây hiểu lầm, còn việc để lời phản hồi bị truyền qua những người khác thì thực sự không lịch sự chút nào. Bên cạnh đó, bạn không nên góp ý một đồng nghiệp trước mặt sếp hay những đồng nghiệp khác. Điều đó có thể khiến người được góp ý cảm thấy rất xấu hổ và thậm chí là bị xúc phạm, tiềm tàng nguy cơ nổ ra một cuộc tranh luận công khai. Trước khi nêu vấn đề, hãy hỏi ý kiến đồng nghiệp xem bạn có thể hẹn một thời gian phù hợp để nói chuyện riêng với họ không, có thể là giờ ăn trưa hoặc sau giờ làm việc.
Góp ý phải mang tính xây dựng
Hãy tránh kiểu phản hồi tập trung vào bới móc những sai lầm của đồng nghiệp và chỉ trích họ. Cách nói như ra lệnh có thể khiến đồng nghiệp mặc cảm rằng mình là người yếu kém hoặc phản tác dụng và gây mâu thuẫn. Bạn cần hiểu rằng ai cũng có thể mắc sai lầm và ý nghĩa của việc góp ý không phải chê bai, mà là giúp đỡ nhau cải thiện những điều chưa tốt. Khi đóng góp ý kiến, hãy nhẹ nhàng chỉ ra lỗi mà họ mắc phải, tìm ra gốc rễ vấn đề và cùng nhau thảo luận cách giải quyết. Thiện chí này không chỉ giúp bạn đưa ra phản hồi một cách hiệu quả, mà còn giúp mối quan hệ giữa bạn và đồng nghiệp thêm gắn bó. Để đồng nghiệp không tự ti, bạn có thể đưa ra ví dụ từ chính bản thân mình, rằng bạn cũng từng mắc phải lỗi tương tự trong quá khứ và đã vượt qua chúng ra sao.
Góp ý thẳng thắn, có dẫn chứng cụ thể
Nhiều người vì không muốn đồng nghiệp bị tổn thương nên sẽ có xu hướng nói “vòng vo Tam quốc”, giảm nhẹ tầm quan trọng của vấn đề, hay chèn thêm vào những lời khen không liên quan. Làm như vậy thì chẳng những mục đích góp ý không thành, mà còn khiến đồng nghiệp bối rối, khó hiểu. Thay vào đó, hãy trung thực với họ để họ biết chính xác cần sửa đổi những gì. Đồng thời, bạn cần đưa ra những bằng chứng cụ thể và chi tiết để chứng minh rằng bạn có lý lẽ hợp lý, rõ ràng khi khuyên nhủ ai đó. Không ai muốn bị người khác bắt lỗi khi bản thân còn chẳng biết mình sai ở đâu đúng không nào?
Góp ý đi đôi với lắng nghe
Bất cứ cuộc trao đổi nào cũng phải là đối thoại hai chiều. Bên cạnh việc bày tỏ quan điểm của mình, bạn cũng cần cho đồng nghiệp cơ hội nói và lắng nghe họ, cố gắng hiểu họ. Việc lắng nghe sẽ giúp bạn đảm bảo rằng đồng nghiệp không hiểu sai ý bạn. Họ cũng có cơ hội bày tỏ ý kiến, giải thích cho những sai lầm và chia sẻ với bạn những khó khăn của họ. Hãy lắng nghe với một cái đầu thông thoáng, cân nhắc vấn đề từ góc nhìn của họ. Từ đó bạn sẽ hiểu và thông cảm với đồng nghiệp hơn, hỗ trợ họ tìm ra được hướng giải quyết tốt nhất.
Trên đây là một số lời khuyên cho bạn để đóng góp ý kiến cho đồng nghiệp một cách khéo léo và mang lại hiệu quả cao nhất! Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau. Điều quan trọng nhất là hãy luôn thẳng thắn, chân thành, thực sự mong muốn giúp đỡ nhau trong công việc. Chúc các bạn thành công!
Phương Hà
