Email xác nhận phỏng vấn là một phần quan trọng không thể thiếu trong quy trình xin việc. Đây chính là bước tương tác tiếp theo với nhà tuyển dụng sau khi hồ sơ của bạn được duyệt và tiến vào vòng phỏng vấn. Với tầm quan trọng này, email xác nhận phỏng vấn cũng có những quy tắc để việc trao đổi được hiệu quả nhất.
Dưới đây là những điều cần biết về cách viết email xác nhận phỏng vấn nếu như bạn đã may mắn nhận được cuộc hẹn với các nhà tuyển dụng Cà Mau, Bạc Liêu hay nhiều địa phương khác.
Tiêu đề email đầy đủ rõ ràng
Khi viết bất kì một bức thư nào, người viết cũng cần đặt tên rõ ràng, với email xác nhận phỏng vấn cũng vậy. Chủ đề email đảm bảo tính ngắn gọn nhưng rõ ràng, đầy đủ. Tên email nên đặt theo cấu trúc gồm: xác nhận phỏng vấn – chức danh/ vị trí công việc – tên ứng viên (họ tên của bạn).
Với tiêu đề cấu trúc như trên, người đọc dễ dàng nhận biết được chủ đề email, người gửi, vị trí tuyển dụng ngay cả khi không cần mở thư. Điều này cũng giúp quá trình sắp xếp, phân loại, chia sẻ email được tiện lợi hơn. Tiêu đề email đầy đủ rõ ràng cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên.
Email có tên người nhận hoặc bộ phận nhận thư cụ thể
Khi viết email xác nhận phỏng vấn, bạn cần tìm hiểu ai là người đã liên hệ trực tiếp với bạn hoặc người chịu trách nhiệm tuyển dụng bạn. Điều này giúp bạn điền đúng tên và vị trí của họ trong email xác nhận phỏng vấn. Nhà tuyển dụng thường rất thích được ứng viên đề tên và chức vụ cụ thể của mình bởi vì đây cũng là cách bạn thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đến họ.
Trong trường hợp nhà tuyển dụng không có đại diện cá nhân cụ thể, bạn nên ghi rõ bộ phận chịu trách nhiệm tuyển dụng. Đó có thể là bộ phận nhân sự của công ty (HR) hoặc là trưởng bộ phận, phòng ban nơi bạn sẽ làm việc.
Lí do viết thư
Cũng như thư xin việc, viết email xác nhận phỏng vấn cũng cần nêu lí do. Mặc dù lí do viết thư nằm sẵn ở trong tiêu đề (là xác nhận phỏng vấn) nhưng bạn cũng cần nhắc lại một lần nữa.
Điều này nhằm nhấn mạnh hơn nữa mục đích viết thư của bạn. Bạn muốn xác nhận lại và khẳng định sẽ tham gia cuộc phỏng vấn sắp tới mà nhà tuyển dụng đã đề nghị. “Cảm ơn quý anh chị đã đánh giá tốt hồ sơ của em và tạo cho em cơ hội được phỏng vấn. Em viết thư này để xác nhận sẽ đến tham gia cuộc phỏng vấn vào ngày… tại… do công ty tổ chức”.
Đừng quên viết lời cảm ơn
Cũng như thư xin việc, trong email xác nhận phỏng vấn không thể thiếu lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng.
Bạn đang ở trong tâm thế của người tìm việc, mong chờ cuộc phỏng vấn và thật may mắn lời mời đã đến. Vậy thì một lời cảm ơn thật chân thành là điều đáng nên làm. Điều này giúp bạn tạo được ấn tượng tốt và năng lượng tích cực hơn cho cả hai phía.
Xác nhận lại thời gian, địa điểm và đặt ra một vài câu hỏi cần thiết
Một lần nữa, trong email xác nhận phỏng vấn, bạn nên đề cập lại thời gian, địa điểm cụ thể phỏng vấn để đảm bảo tránh được sự nhầm lẫn hay sai sót thông tin trước khi cuộc phỏng vấn được diễn ra.
Bên cạnh đó, khi viết email xác nhận phỏng vấn, bạn có thể đặt kèm một số câu hỏi thật cần thiết đến nhà tuyển dụng nếu còn phân vân. Chẳng hạn: Anh/ chị có yêu cầu gì thêm đối với em không? Anh/ chị có yêu cầu em mang theo gì khi đến phỏng vấn không?…
Viết email xác nhận phỏng vấn quan trọng không kém CV hay thư xin việc, nó đóng vai trò là “bước đệm” giúp bạn tương tác thêm với nhà tuyển dụng trước khi cuộc phỏng vấn chính thức diễn ra. Nếu có bất kì sai sót đáng tiếc nào, có thể bạn sẽ gây ấn tượng xấu hoặc nghiêm trọng hơn là đánh mất cơ hội phỏng vấn. Do đó, bạn nên thể hiện thật chuyên nghiệp để có được cơ hội gặp gỡ trực tiếp nhà tuyển dụng và mở cánh cửa việc làm mong muốn.
Đặng Hảo
* Nội dung được thực hiện theo ĐKKD của ĐVTC
