5S là viết tắt của một công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả trong quản trị với phạm vi áp dụng rộng rãi từ quản lý sản xuất với kho tàng, nguyên vật liệu, bố trí máy móc thiết bị hợp lý đến việc tổ chức hệ thống hồ sơ văn phòng (Filling system) khoa học.
“Khổ quá! Bản hợp đồng của tôi đâu rồi?!”
“Hương ‘sàn’ (Ms. Hương), lấy giúp tôi bản hợp đồng thi công đường nội bộ để tôi họp với nhà thầu nhé, 5 phút nữa tôi phải đi rồi!”.
Đó là 5 phút mà có lẽ Hương không bao giờ quên, một bài học thấm thía khi cô làm vị trí trợ lý cho vị C.E.O người Nhật, ông Nishiguchi.
Cô vẫn nhớ như in không phải 5 mà cả hơn 10 phút tuyệt vọng lục tung gần như mọi thứ trong tủ hồ sơ, các ngăn kéo bàn làm việc, thậm chí chui cả xuống gầm bàn. Lúc cô vừa lồm cồm chui từ gầm bàn ra, đầu tóc rũ rượi, đầu gối dính đầy bụi đất, cũng là lúc bắt gặp ánh mắt cười nheo nheo đầy giễu cợt của ông sếp già nhưng vẫn thích đùa. Ông vẫy cô lại tủ hồ sơ riêng tại bàn làm việc của ông, rồi mở một ngăn tủ, rút ra một bìa hồ sơ, sau đó với động tác nhấm nước bọt quen thuộc vào ngón tay, ông lần theo các chữ cái trong bảng Index và tìm ngay ra đến cái hợp đồng mà cô đang tìm kiếm – tất cả các thao tác của ông chỉ vài giây đồng hồ. Hương vừa ngượng, vừa bực vì cô nghĩ sếp chơi khăm mình.
Thế nhưng những gì mà vị sếp già chỉ dẫn cho Hương ngay sau đó cũng là hành trang quý báu cho cô kể cả mãi về sau khi chính cô đã ở vị trí C.E.O của doanh nghiệp.
5S là gì?
5S là viết tắt của một công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả trong quản trị với phạm vi áp dụng rộng rãi từ quản lý sản xuất với kho tàng, nguyên vật liệu, bố trí máy móc thiết bị hợp lý đến việc tổ chức hệ thống hồ sơ văn phòng (Filling system) khoa học. 5 chữ S viết tắt của 5 từ Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Sitsuke – tạm dịch là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.
Vị sếp già giải thích, sau năm 1945, nước Nhật bại trận trong Thế chiến thứ 2, sau sự kiện hai quả bom nguyên tử Mỹ thả xuống Hiroshima và Nagasaki. Nước Nhật hoang tàn, đổ nát. Nhưng người Nhật vẫn quyết tâm xây dựng nước Nhật thành một cường quốc, và với thái độ cầu thị cao, họ đã học hỏi ứng dụng mọi công cụ mới trong quản trị để tái thiết đất nước. 5S và Kaizen trong TQM (quản trị chất lượng toàn diện) là những “vũ khí bí mật” khiến Nhật Bản đã nhanh chóng vươn lên trở lại vị trí cường quốc từ đống hoang tàn. 5S có thể sử dụng độc lập hay kết hợp với những công cụ Lean (Lean Manufacturing) khác như SMED (Single Minute Exchange of Die), TPM (Total Productive Maintenance) và Just-In-Time (JIT).
Với sự hướng dẫn tận tình của sếp, Hương đã tổ chức ngay cho mình một tủ hồ sơ theo phương pháp 5S và kết quả thật tuyệt vời. Cô đã dễ dàng quản lý hồ sơ và khiến cho nơi làm việc trở nên ngăn nắp sạch đẹp. Quầy kệ sáng choang, hồ sơ xếp đặt gọn gàng được đánh số hiệu. Bàn làm việc của cô trước đây tràn ngập hàng đống giấy tờ, giờ chỉ còn lại chiếc điện thoại, laptop và điểm tô bằng một bình hoa thanh nhã cắm theo kiểu Nhật như một lời nhắc nhở thực hiện 5S mỗi ngày. Chấm hết cơn ác mộng tìm kiếm giấy tờ vật dụng!
Những nguyên tắc 5S mà Hương đã thực hiện và chia sẻ lại với mọi người, gồm năm bước đơn giản như sau:
Bước 1: Seiri Sorting – Sàng lọc
Trước tiên, bạn hãy quan sát nơi làm việc của mình xem những gì không còn cần đến nữa hoặc thừa thãi trong khu vực làm việc thì để riêng ra một đống rồi kiên quyết vứt bỏ. Chỉ với một động tác đơn giản này, nhiều đống giấy tờ lưu cữu trên bàn làm việc của bạn sẽ biến mất quá nửa, nếu không nói là hầu hết. Nhiều nhà máy sau khi thực hiện bước đầu tiên này đã thu được hàng trăm triệu đồng từ việc bán phế liệu, và điều quan trọng, là tiết kiệm được rất nhiều diện tích nhà xưởng phải trả tiền thuê hàng tháng mà trước giờ chỉ dùng để chứa… rác. Việc loại trừ 50%-80% số vật dụng thừa thãi cũng đồng nghĩa với việc bạn có thể giảm thiểu ngay lập tức chừng ấy thời gian tìm kiếm tài liệu vật dụng rồi.
Bước 2: Seiton Set in Order – Sắp xếp
Đây là bước hệ thống hóa và sắp xếp văn bản, công cụ, thiết bị theo một trật tự khoa học, hợp lý để đạt tốc độ tìm kiếm cao nhất. Ở bước này, người ta áp dụng một loạt các nguyên tắc quan trọng để tổ chức mọi thứ như hệ thống hồ sơ, kho hàng, sàn làm việc tại nhà máy, công xưởng sao cho những gì không hợp lý được loại trừ hoàn toàn và liên tục. Các nguyên tắc để tổ chức một hệ thống hồ sơ giấy tờ khoa học của Hương sẽ được trình bày thành một bài riêng trong kỳ tới.
Bước 3: Seis Spic & Span – Sạch sẽ
Việc dọn dẹp lau chùi thường xuyên sẽ giúp khu vực làm việc sạch sẽ và ngăn nắp. Hương cho bên phòng nhân sự mượn thùng rác để họ vứt những mảnh giấy và băng keo để gói quà Tết và ngay sau khi kết thúc cô thu lại để ở vị trí quy định để sử dụng. Trước khi về, cô sắp xếp mọi thứ theo đúng trật tự vị trí quy định.
Bước 4: Seiketsu Standardising – Săn sóc
Để không lãng phí cho nỗ lực của 3S đã bỏ ra, bạn cần lên lịch trình làm việc cụ thể. Tại phòng vệ sinh của các cao ốc cao cấp luôn dán một tờ lịch làm việc cứ sau mỗi 15 phút người nhân viên vệ sinh sẽ vào dọn dẹp và ký tên lên đó. Các công ty cũng đề ra lịch thi đua vệ sinh, trang trí khu vực làm việc cũng nhằm mục đích duy trì hoạt động 5S trong doanh nghiệp
Bước 5: Shitsuke Sustaining – Sẵn sàng
Thực hiện 4S ở trên một cách tự giác. Hãy xem nơi làm việc như ngôi nhà thứ hai và chăm sóc nó chu đáo. Kinh nghiệm của Hương là khi mới áp dụng 5S, cô thấy thật hứng khởi nhưng một vài tuần kế tiếp có lúc cô cảm thấy hơi lười nhưng câu chuyện phải bò xuống gầm bàn tìm tài liệu hôm nào đã nhắc cô phải kiên quyết thay đổi theo các nguyên tắc đã học. Sau một tháng, Hương đã hoàn toàn cảm thấy thoải mái với những nguyên tắc làm việc mới, thay đổi cách làm việc của mình. Cô nhanh chóng được cất nhắc làm chánh văn phòng và trở thành người truyền bá tích cực cho “5S tuyệt vời của Nhật Bản”.
Phụ Nữ Ngày Nay
